Ce este factura proformă?
Factura proformă este o factură preliminară care se utilizează pentru a solicita plata înainte de a furniza bunuri unui client sau înainte de a presta servicii. Un detaliu benefic despre factura proformă este faptul că ajută la asigurarea unei înțelegeri între furnizor și client în ceea ce privește termenii, cum ar fi bunurile care urmează să fie furnizate, prețul de listă, orice reduceri și alte aspecte care se referă la livrarea de bunuri sau servicii.
Factura proformă este practic copia facturii fiscale, transmisă în avans potențialului client și constituie o ofertă sau o invitație de cumpărare emisă de cel care vinde bunuri sau servicii. Astfel, o factură proformă funcționează ca o ofertă de preț și este emisă înainte ca bunurile sau serviciile să fie livrate sau efectuate, cu scopul de a informa clientul cu privire la costul total al achiziției, inclusiv taxele și orice alte costuri suplimentare mai pot interveni (de exemplu, taxe de transport).
Factura proformă se emite de către furnizor, menționându-se prin aceasta serviciile și produsele ce se vând precum și prețul acestora. Ca orice ofertă de preț, proforma conține lista produselor sau serviciilor, prețul pe bucată sau pe serviciu, și descrierea fiecărui tip de produs sau serviciu.
Chiar dacă se numește factură, proforma nu are nicio semnificație contabilă. Factura proformă nu se înregistrează în contabilitate, aceasta nefiind un document justificativ în contabilitate, ci funcționează doar ca detaliere și enumerare a serviciilor/produselor oferite de către vânzător către cumpărător. Cu toate acestea, contabilii se pot folosi de informațiile valorice din factura proformă pentru serviciile prestate în cazul în care nu s-a emis încă factura fiscală.
Factura proformă poate fi emisă în următoarele cazuri:
- când nu există siguranţa că produsul va fi achitat şi astfel se evită anularea unei facturi;
- pentru controlul cash-flow-ului, pentru prestări de servicii de tip abonament sau plata în tranşe pe parcursul unei colaborări;
- pentru ca importatorul să poată obţine de la bancă valuta necesară;
- pentru ca importatorul să obţină de la bancă licenţa de import;
- pentru perfectarea unui acreditiv documentar, la cererea băncii.
Termen emitere factură fiscală după proformă
Având în vedere că factura proformă nu se bucură de o reglementare legală, nu există un termen imperativ în interiorul căruia trebuie emisă factura fiscală după cea proformă. Acest aspect poate fi eventual stabilit de comun acord între cele două părți.
Unde plătesc factura proformă?
De reținut că, oricât de edificatoare ar fi, factura proformă nu obligă clientul la plată, chiar dacă în acest document apar toate informațiile care apar într-o factură fiscală. Tocmai de aceea, este important ca pe un astfel de document să fie specificat foarte clar că este o factură proformă. De asemenea, pentru că nu este un document contabil, factura proformă nu trebuie semnată sau ștampilată, putând fi trimisă atât în format electronic, cât și pe hârtie.
Mai mult, din punct de vedere juridic, cel care primește o factură proformă nu este considerat, deocamdată, parte a tranzacției, ci activează doar ca un simplu potențial client sau prospect. Prin urmare, acesta nu are obligația legală de plată a facturii proforme, chiar dacă va confirma în orice mod că și-a însușit-o sau că a primit-o. De asemenea, o factură proformă nu duce la nașterea unei obligații de a cumpăra mărfurile sau serviciile înscrise în cuprinsul acesteia, deoarece acest document nu are decât valoarea unei oferte comerciale. Desigur, dacă există un contract între părți care stipulează în mod expres că plata serviciilor sau bunurilor tranzacționate între părți se va face pe baza unei proforme, atunci acest document capătă putere juridică de plată, iar cumpărătorul din contract este obligat să plătească pe baza acesteia.
Totodată, chiar și în absența unei înțelegeri a părților în acest sens, un client poate alege să facă o plată în baza unei facturi proforme. Dacă potențialul cumpărător acceptă oferta prin efectuarea plății sumei de pe factura proformă, acesta devine parte a tranzacției și este îndreptățit să primească acele bunuri sau servicii înscrise în document, precum să și primească din partea furnizorului o factură fiscală pentru bunurile sau serviciile plătite. În consecință, spre deosebire de factura fiscală care impune obligația efectuării plății, în cazul facturii proforme plata este doar opțională, lăsată la latitudinea cumpărătorului.
Factura proformă model
Factura proformă nefiind un document contabil reglementat prin lege, poate fi transmisă în orice model, suport și pe orice cale. Astfel, nu există un model general valabil sau o formă general obligatorie pe care factura proformă trebuie să o respecte.
Chiar dacă crearea unei facturi proforme nu este complicată, este recomandat ca aceasta să conțină anumite elemente:
- informații despre companie – numele complet și adresa afacerii, număr de înregistrare la ONRC, cod de identificare fiscală;
- informații despre client – numele și adresa clientului, alte date de identificare cum ar fi CNP-ul în cazul persoanei fizice sau codul de identificare fiscală și numărul Registrului Comerțului în cazul persoanei juridice;
- descrierea serviciului – o listă clară de bunuri sau servicii ce urmează a fi achiziționate, eventual cu o prezentare a caracteristicilor acestora și prețul lor;
- informații de expediere -detalii de livrare, dacă este cazul;
- condiții de plată -informații privind condițiile de plată convenite.
Se poate astfel observa care este motivul pentru care se pot crea confuzii între factura proformă și factura fiscală, care cuprinde același set de date. La fel ca în cazul facturii fiscale, pe factura proformă pot fi înscrise elemente de branding ale firmei emitente: logo-ul în forma grafică și, eventual, un slogan dacă acesta există, precum și menționarea adresei site-ului web. Totuși, proforma poate să nu conțină o serie de date care, altfel, ar trebui înscrise în mod obligatoriu în factura fiscală. De exemplu, factura proformă nu conține marcaje de expediere.
Totodată, spre deosebire de factura fiscală, informațiile înscrise în factura proformă au un caracter temporar și pot fi oricând schimbate. Prețurile produselor sau serviciilor din factura proformă pot suferi modificări până în momentul încheierii unei tranzacții ferme, astfel încât suma totală dintr-o astfel de factură nu este neapărat și cea pe care cumpărătorul o va plăti.
Demn de menționat este faptul că pot fi găsite anumite modele de factură proformă în mediul online. Folosirea acestora se poate dovedi utilă, completarea facturii proforme cu ajutorul unui program de facturare fiind foarte simplă, câmpurile predefinite fiind intuitive. Însă în niciun caz nu sunt aceste modele obligatorii, furnizorul rămânând liber să determine conținutul facturii proforme și să aleagă forma acesteia.
În concluzie, factura proformă rămâne un instrument fără natură fiscală sau contabilă, dar cu o utilitate certă în sprijinirea desfășurării tranzacțiilor comerciale și cu reale beneficii atât din perspectiva vânzătorului, cât și din cea a cumpărătorului. Acest document acționează ca un acord de bună credință și ajută ambele părți să planifice pentru viitor. În ciuda faptului că toate informațiile și cifrele de pe o factură proformă sunt doar estimări și pot suferi modificări, acesta oferă tuturor părților implicate, o bună indicație cu privire la modul în care trebuie să se pregătească și să își planifice bugetul. Facturile proforme capătă o importanță tot mai mare pe măsură ce valoarea tranzacției crește, deoarece cifrele și detaliile previzionate ajută la planificarea financiară, precum și la sprijinirea aspectelor operaționale.
Citește și ce înseamnă sold la factură?