Ce este un proces verbal?
Cu toate că denumirea acestui document poate induce în eroare, toate procesele verbale sunt întocmite în scris. Importanța și valoarea unui proces verbal este definită de anumiți factori ce pot oferi chiar și nulitatea acestui document, dacă nu sunt îndeplinite cerințele legale.
Pentru a înțelege cât mai precis ce semnifică un proces verbal, vom urmări în acest articol următoarele subiecte:
- Ce este un proces verbal?
- Tipuri de procese verbale.
- Importanța și valoarea procesului verbal.
- Reguli de respectat pentru întocmirea corectă a unui proces verbal.
În sens larg, un proces verbal este un document aflat în formă scrisă, care înregistrează oficial procedurile, deciziile sau evenimentele care au avut loc în cadrul unei ședințe, a unei întâlniri sau a unei activități formale. Mai simplu, la modul general, un proces verbal este un act oficial în care sunt înscrise anumite informații despre numeroase subiecte din diverse domenii de activitate, cu scopul de a consemna existența, întâmplarea, caracterul veridic al acestora sau de a stoca detalii care trebuie păstrate.
Tipuri de proces verbal
- Procesul-verbal de constatare
Un proces verbal de constatare este întocmit pentru a confirma existența unei fapte sau eveniment. Acest tip de document prezintă informații despre evenimentele care s-au întâmplat la acel moment, modul în care acestea s-au produs și ce persoane erau prezente la acel eveniment.
- Procesul-verbal de prezență
Un proces verbal de prezență se întocmește pentru a descrie detaliile unei întruniri, conferințe sau reuniuni. Acesta trebuie să conțină informații privind locația, data și ora întâlnirii, persoanele prezente și subiectele puse în discuție.
- Procesul-verbal de înscriere
Un proces verbal de înscriere se întocmește cu scopul de a documenta marcarea unor documente cum ar fi invitațiile, formularele, declarațiile sau alte acte existente. Acest document trebuie să conțină totalitatea documentelor și să reflecte scopul și motivul pentru care au fost marcate.
- Procesul-verbal de repartizare
Un proces verbal de repartizare reprezintă un document care se întocmește pentru a documenta aranjamentele făcute pentru împărțirea unei sarcini, responsabilități, materiale, bunuri etc., între două sau mai multe părți. Acest document trebuie să conțină informații despre modul în care părțile au convenit să împartă sarcina și cum au sosit la acordul stabilit.
- Procesul verbal de contravenție
Procesul verbal de contravenție este utilizat în prealabil de organele MAI, mai exact de agenții rutieri. Acesta trebuie să conțină data exactă și locul unde este încheiat, numele și prenumele, dar și instituția din care agentul constatator face parte. De asemenea, este obligatorie preluarea datelor contravenientului, mai exact datele personale din cartea de identitate, ocupația, instituția sau locul unde acesta își prestează serviciul, dar și descrierea faptei contravenționale, unde se va adăuga locul exact, data și ora exactă; dacă fapta constituie un accident de mașină se va indica și societatea de asigurări. Toate criteriile se impun a fi respectate, deoarece nerespectarea lor duce la nulitatea procesului verbal și implicit, la anularea sa.
Importanța și valoarea procesului verbal
Valoarea și importanța procesului verbal, după cum am precizat la începutul acestui articol este redată de mai mulți factori. De exemplu, documentul poate avea valoarea unor simple informații (ex.: proces verbal de anulare a unui bon fiscal) atunci când păstrează informații cu o importanță scăzută, dar în același timp poate avea o valoare considerabilă, cum ar fi cea a unei dovezi autentice atunci când acesta este întocmit de anumiți funcționari publici, reprezentanți ai unor instituții de stat (ex.: procesul-verbal de constatare a contravențiilor). Valoarea acestui document poate fi desemnată și de prezența elementelor obligatorii în procesele verbale, astfel absența lor poate defini nulitatea acestora.
Reguli de respectat pentru întocmirea corectă a unui proces verbal
Pentru ca un proces verbal să fie întocmit corect acesta trebuie să conțină informații esențiale pentru înțelegerea, folosirea și relatarea informațiilor prezente în acesta. Astfel, dintr-un proces verbal nu trebuie să lipsească: data și locul întocmirii, numele, prenumele, calitatea și instituția din care fac parte cei prezenți la procesul-verbal, un rezumat al acțiunilor pentru care se întocmește documentul, concluziile, documentele prezentate, alte mențiuni specifice tipului de proces verbal și semnăturile celor implicați.