Ce înseamnă registru unic de control?
Registrul unic de control, precum și scopul și formalitățile pentru achiziționarea și completarea acestuia sunt reglementate de dispozițiile Legii 252/2003 privind registrul unic de control.
În conformitate cu prevederile amintite, contribuabilii, persoane juridice înregistrate la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, autorizate potrivit legii, au obligaţia să ţină registrul unic de control. Celelalte categorii de contribuabili pot ţine registru unic de control, în funcţie de opţiunea acestora.
Astfel, după înființare, persoanele juridice prevăzute de lege sunt obligate ca în termen de 30 de zile din momentul înregistrării, să achiziționeze de la direcțiile generale ale finanțelor publice din raza teritorială unde îşi au sediul social, registrul unic de control.
Registrul unic de control este documentul generat de ANAF care are ca scop evidențierea tuturor controalelor desfășurate la contribuabil de către organele de control specializate, în domeniile:
- financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea în construcții, protecția consumatorului, protecția muncii, inspecția muncii, protecția împotriva incendiilor, precum și în alte domenii prevăzute de lege.
Mai exact, registru unic de control este un document oficial prin care o persoană juridică ține evidența tuturor controalelor care au loc cu privire la activitatea desfășurată. Evidențierea acestor controale se face cu ajutorul semnăturilor reprezentantului legal al contribuabilului și ale organului de control desemnat.
Contribuabilii au obligaţia de a prezenta organelor de control registrul unic de control. Organele de control au obligaţia de a consemna în registru, înaintea începerii controlului, următoarele elemente:
- numele şi prenumele persoanelor împuternicite de a efectua controlul;
- unitatea de care aparţin;
- numărul legitimaţiei de control;
- numărul şi data delegaţiei/ordinului de deplasare, obiectivele controlului;
- perioada controlului;
- perioada controlată, precum şi temeiul legal în baza căruia se efectuează controlul.
În egală măsură, înainte de începerea acţiunii de control, autoritățile abilitate, au obligația de a consulta actele de control încheiate anterior, care au legătură cu domeniul lor de activitate, pentru a cunoaşte constatările făcute, măsurile stabilite şi stadiul îndeplinirii lor.
Controlul se poate desfăşura numai după consemnarea în registrul unic de control a datelor enumerate supra. Însă, în cazul neprezentării registrului unic de control, verificarea se efectuează, iar cauzele neprezentării se consemnează în actul de control.
După ce a fost efectuat controlul, în registrul unic de control sunt trecute numărul și data actului de control care a fost efectuat.
Registrul unic de control se numerotează, se sigilează şi se păstrează de reprezentantul legal al unităţii verificate sau de înlocuitorul acestuia la sediul social şi la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizaţii şi/sau acorduri de funcţionare.
Acte necesare registru unic de control
Pentru ca persoanele juridice înregistrate la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, autorizate potrivit legii să poată funcționa legal, în conformitate cu legislația în vigoare, este obligatorie achiziționarea de către acestea a unui registru unic de control. Astfel, actele necesare pentru obținerea registrului unic sunt:
- Cerere tip pentru eliberare registru unic de control;
- Certificatul de înregistrarea societății pentru care se solicită eliberarea registrului unic de control – copie;
- C.I. persoană delegată – copie după C.I.;
- Împuternicire pentru persoana delegată – se aplică doar dacă persoana nu este reprezentantul legal al firmei.
De asemenea, dacă se dorește eliberarea unui registru unic de control pentru un alt sediu al societății, trebuie prezentate și următoarele documente:
- Declarația pentru sediul secundar – copie;
- Act de proprietate/ contract de închiriere pentru spațiul în care funcționează punctul de lucru, după caz – copie;
- Certificat de constatator – copie.
Este important de menționat că registrul unic de control se eliberează, contra cost, de direcţiile generale ale finanţelor publice din raza teritorială unde îşi are sediul social contribuabilul, pe baza certificatului de înregistrare, în cazul comercianţilor, şi pe baza certificatului de înregistrare fiscală, în cazul celorlalte categorii de contribuabili.
Pierdere registru unic de control
În cazul în care acest registrul unic de control al unei persoane juridice a fost pierdut, este esențială declararea pierderii acestuia, la instituțiile competente.
De exemplu, dacă o firmă pierde acest document oficial, societatea trebuie să publice în Monitorul Oficial faptul că registrul unic a fost pierdut. Totodată, sesizarea se poate face și printr-o publicație de circulație națională.
După ce a fost sesizată pierderea actului, firmei îi revine obligația să achiziționeze un alt registru unic de control. În caz contrar, neachiziționarea registrului unic atrage după sine aplicarea de sancțiuni contravenționale.
Astfel, în conformitate cu art. 7 din Legea 252/2003 privind registrul unic de control, constituie contravenții următoarele fapte:
- neachiziționarea, în termenul prevăzut de lege, a registrului unic de control de la direcțiile generale ale finanțelor publice din raza teritorială unde își are sediul social contribuabilul
- neprezentarea registrului unic de control la solicitarea organelor de control specializate;
Pentru contravențiile enunțate supra, aceeași lege prevede:
- O amendă cuprinsă între 5.000.000 lei – 10.000.000 lei pentru neachiziționarea registrului unic de control;
- O amendă cuprinsă între 10.000.000 lei – 20.000.000 lei pentru refuzul prezentării actului.