Societățile cu răspundere limitată (SRL) pot traversa diferite etape de inactivitate, fiecare cu propriile particularități. Se disting, astfel, trei ipoteze posibile principale, fiecare necesitând o abordare distinctă în gestionarea obligațiilor legale și fiscale.
Primul scenariu se referă la SRL nou înființată care se poate avea o perioadă inițială lipsită de activitate economică efectivă. Deși temporară, această fază marchează debutul existenței fiscale a entității economice, care este înregistrată ca activă în evidențele oficiale ale Registrului Comerțului și Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF), chiar în absența operațiunilor economice concrete.
A doua situație implică SRL care, din motive financiare sau conjuncturale, își suspendă temporar activitatea economică. În acest caz, deși formal active în evidențele Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC) și registrele ANAF, companiile nu efectuează tranzacții comerciale. Cu toate acestea, obligațiile fiscale persistă, iar declarațiile fiscale trebuie depuse în continuare, chiar dacă nu s-au realizat venituri în perioada respectivă.
Pentru gestionarea acestor obligații, este necesară implicarea unui contabil care să întocmească și să depună declarațiile fiscale și situațiile financiare anuale la organele fiscale competente, în conformitate cu prevederile Legii contabilității nr. 82/1991.
În cazul în care o SRL intră în inactivitate voluntară, este necesar să fie urmată procedura formală la ONRC. Aceasta implică depunerea a trei documente: cererea de înregistrare, declaraţia de inactivitate la sediul social și hotărârea Adunării Generale a asociaţilor sau decizia asociatului unic.
În ceea ce privește obligațiile financiare ale unui SRL inactiv, Codul fiscal prevede anularea înregistrării în scopuri de TVA în anumite condiții. Conform art. 316, alineatul (11), litera e) din Codul fiscal organele fiscale competente anulează înregistrarea unei persoane în scopuri de TVA în cazul persoanelor impozabile, cu perioada fiscală luna calendaristică. Termenul este de șase luni consecutive, iar pentru cele care au ca perioadă fiscală trimestrul calendaristic, intervalul este de două trimestre calendaristice consecutive.
O variantă pentru SRL este intrarea în inactivitate temporară pentru o perioadă de maximum 3 ani, cu condiția notificării organelor fiscale și înregistrării la Registrul Comerțului, prin instituirea regimului derogatoriu. Această măsură permite evitarea depunerii declarațiilor fiscale.
Articolul 101, alineatul (4) din Codul de procedură fiscală oferă contribuabililor posibilitatea de a solicita organului fiscal central aprobarea unor termene sau condiții alternative de depunere a declarațiilor în caz de inactivitate temporară sau pentru veniturile scutite de impozit.
Regimul de declarare derogatoriu, reglementat prin Ordinul președintelui ANAF nr. 889/2016, permite entităților să fie scutite de obligația depunerii declarațiilor fiscale prevăzute de lege pe durata aplicării sale.
Pentru a beneficia de regimul derogatoriu, societățile trebuie să îndeplinească simultan o serie de criterii:
- Absența totală a activității operaționale
- Lipsa oricăror venituri, indiferent de natura lor (exploatare, financiare, extraordinare sau altele)
- Inexistența personalului angajat
- Neplata veniturilor supuse reținerii la sursă a impozitului
- Conformitatea cu toate obligațiile declarative și de plată anterioare
- Absența procedurilor de inspecție fiscală în desfășurare
- Neincluderea în lista contribuabililor declarați inactivi, cu anumite excepții prevăzute de lege
- Înregistrarea oficială a stării de inactivitate la Registrul Comerțului
Cererea pentru acordarea regimului derogatoriu se depune la organul fiscal competent, însoțită de dovada înscrierii inactivității temporare în Registrul Comerțului.
Regimul poate fi aprobat pentru perioade de până la trei ani consecutivi, cu posibilitatea de prelungire prin depunerea unei noi cereri. Pe durata aplicării regimului, societățile sunt scutite de depunerea anumitor declarații fiscale, cu excepția situațiilor financiare anuale și a altor obligații specifice.
Este important de reținut că regimul încetează în anumite condiții, cum ar fi neîndeplinirea criteriilor de eligibilitate sau instituirea unor noi obligații fiscale.
Aplicarea și încetarea regimului sunt înregistrate în vectorul fiscal al contribuabilului, asigurând o evidență clară a statutului fiscal al societății.